Perencanaan dan Pengendalian Manajemen
Perencanaan dan kendali manajemen sangat penting bagi
perusahaan, dalam hal ini perusahaan multinasional. Namun, pengurangan dalam
hambatan perdagangan nasional terus menerus, mata uang yang mengambang, resiko
kedaulatan, pembatasan terhadap pengirim dana lintas batas nasional, perbedaan
dalam system pajak nasional, perbedaan tingkat suku bungan dan pengaruh harga
komoditas dan ekuitas yang berubah-ubah terhadap aktiva, laba, dan biaya modal
perusahaan merupakan variable yang memperumit keputusan manajemen.
Persaingn global dan cepatnya penyebarn informasi
mendukung semakin sempitnya perbedaan nasional dalam praktek akuntansi
manajemen. Tekanan tambahan mencakup antara lain perubahan pasar dan teknologi,
pertumbuhan privatisasi, insentif biaya, dan kinerja serta koordinasi operasi
global melalui joint venture dan kaitan strategis lainnya.
Perusahaan dalam melakukan kendali manajemen
memerlukan alat perencanaan yang dapat mengidentifikasi factor-faktor yang
relevan di masa depan, pemindaian terhadap lingkungan eksternal dan internal.
Alat tersebut membantu perusahaan dalam mengenali kesempatan dan tantangan yang
ada. Salah satu alat tersebut adalah analisis WOTS-UP yang menyangkut kekuatan
dan kelemahan perusahaan yang berkaitan dengan lingkungan operasi perusahaan.
Akuntan juga dapat membantu para perencana perusahaan untuk memperoleh data
yang bermanfaat dalam keputusan perencanaan strategis.
Kemudian, keputusan untuk melakukan investasi luar
negeri merupakan elemen yang sangat penting dalam strategi global sebuah
perusahaan multinasional. Resiko investasi diikuti oleh lingkungan yang asing,
rumit, dan senantiasa berubah. Perencanaan formal merupakan suatu keharusan dan
umumnya dilakukan dalam suatu kerangka penganggaran modal yang membandingkan
manfaat dan biaya investasi yng diusulkan. Perbedaan dalam hokum pajak, system
akuntansi, laju inflasi, resiko nasionalisasi, kerangka mata uang, segmentasi
pasar, pembatasan dalam pengalihan laba ditahan dan perbedaan dalam bahasa dan
budaya menambah unsur-unsur kerumitan yang jarang ditemui dalam lingkungan
domestic. Adaptasi (penyesuaian) oleh perusahaan multinasional atas model
perencanaan investasi tradisional telah dilakukan dalam tiga bidang pengukuran:
(1) menentukan pengembalian yang relevan untuk investasi multinasional, (2)
mengukur ekspektasi arus kas, dan (3) menghitung biaya modal perusahaan
multinasional.
Seorang manajer harus menentukan tingkat pengembalian
yang relevan untk mengalisis kesempatan investasi asing. Namun, tingkat
pengembalian yang relevan merupakan masalah sudut pandang: proyek luar negeri
atau induk perusahaan. Pengembalian dari dua sudut pandang ini dapat berbeda
secara signifikan karena beberapa hal: (1) pembatasan oleh pemerintah atas
repatriasi laba dan modal, (2) biaya izin, royalt, dan pembayaran lain yang
merupakan laba bagi induk perusahaan namun merupakan beban bagi anak
perusahaan, (3) perbedaan laju inflasi nasional, dan (4) perubahan kurs valuta
asing, dan (5) perbedaan pajak. Manajer keuangan harus memenuhi banyak tujuan
dengan memberikan respons kepada kelompok investor dan noninvestor di
organisasi dan di lingkungannya. Jika siatu investasi asing tidak menjanjikan
pengembalian yang telah disesuaikan resiko yang nilainya lebih dari
pengembalian yang diperoleh pesaing local, maka pemegang saham induk perusahaan
akan lebih baik untuk berinvestasi langsung di perusahaan local.
Bagi manajer perusahaan multinasional, mengukur
ekspektasi arus kas suatu investasi asing merupakan hal yang cukup menantang.
Perkiraan penerimaan didasarkan pada proyeksi penjualan dan pengalaman
antipasti penagihan. Beban operasi dan pajak local juga sama-sama diramalkan.
Namun demikian, terdapat tambahan kerumitan yang harus dipertimbangkan:
- arus kas proyek vs induk perusahaan
- arus kas
induk perusahaan yang terkait dengan pendanaan
- pendanaan
yang bersubsidi
- resiko
politik
Proses ini juga harus mempertimbangkan pengaruh
perubahan dan fluktuasi nilai mata uang atas ekspektasi pengembalian mata uang
asing.
Sumber utama
arus kas induk meliputi pinjaman dari induk perusahaan, dividen, biaya lisensi,
beban overhead, royalty, harga transfer untuk pembelian dari atau penjualan
kepada induk perusahaan, dan estimasi nilai akhir proyek. Pengukuran arus kas
ini memerlukan pemahaman atas perbedaan akuntansi nasional, kebijakan
repatriasi pemerintah, laju inflasi, dan kurs potensial masa depan serta
perbedaan pajak.
Perbedaan dalam prinsip akuntansi menjadi relevan jika
manajer keuangan bergantung pada laporan keuangan pro forma dengan dasar local
ketika mengestimasikan arus kas masa depan. Apabila aturan pengukuran yang
digunakan untuk menyusun akun-akun ini berbeda dari aturan yang digunakan di
Negara asal induk perusahaan, maka dapat terjadi perbedaan dalam estimasi arus
kas.
Penyusunan system informasi seluruh dunia milik suatu
perusahaan merupakan hal krusial dalam mendukung strategi perusahaan, termasuk
proses perencanaan. Keadaan geografi, komunikasi informasi secara formal
umumnya menggantikan kontak pribadi antara manajer operasi local dengan manajer
kantor pusat. Perkembangan dalam teknologi informasi seharusnya mengurangi,
tetapi tidak akan menghilangkan sama sekali kerumitan ini. Rancangan system
berpengaruh pada keberhasilan yang dicapai:
1. - penyebaran rendah dengan sentralitas yang tinggi,
digunakan oleh organisasi yang lebih kecil dengan operasi bisnis internasional
yang terbatas, dan system informasi domestic yang mendominasi kebutuhan.
2. - penyebaran tinggi dengan sentralisasi yang
rendah, digunakan oleh perusahaan multinasional dengan operasi di wilayah
geografis yang berbeda-beda.
3. - penyebaran yang tinggi dengan sentralitas yang
tinggi, dijalankan oleh perusahaan dengan aliansi strategi di seluruh dunia.
Sistem
pengendalian manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh manajemen
untuk membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan organisasi,
perlu ditentukan lebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha.
Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi dengan demikian misi
organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi mewujudkan masa
depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan
tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.
Permasalahan
yang timbul dalam implementasi struktur sistem pengendalian manajemen yang
dapat diidentifikasikan sekarang ini adalah terletak pada kelemahan struktur
dan kelemahan proses. Sistem pengendalian manajemen tidak dapat mewujudkan
tujuan sistem kemungkinan karena strukturnya tidak pas dengan lingkungan yang
dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian manajemen
tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.
Dampak yang
timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur sistem pengendalian
manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi berbagai
perubahan tajam radikal, konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi
tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai perencanaan, tidak dapat
memprediksi target organisasi ke depannya
Untuk
menghadapinya diperlukan struktur sistem pengendalian manajemen dimulai dari
pengamatan dan pengindetifikasian memacu perubahan (change drivers) yang berdampak
terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki perusahaan.) Struktur
sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan erat satu dengan lainnya yang
secara bersama-sama digunakan untuk mewujudkan tujuan sistem seperti yang
dikatakan Mulyadi, Johny (2001 : 8) bahwa struktur pengendalian manajemen
terdiri dari tiga komponen yaitu Struktur organisasi, Jejaring informasi dan
Sistem penghargaan. Rerangka pendesainan struktur sistem pendesainan
pengendalian manajemen mempergunakan pendekatan contigency approach dan human
resource leverage.
Permasalahan
struktur sistem pengendalian manajemen penting untuk dikaji karena memberikan
harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk memetakan secara
komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan di
masa depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai
dengan tuntutan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan
kinerja perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan, sehingga perusahaan
memiliki kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan
perubahan yang diperlukan.
Akuntansi manajemen mempersiapkan sejumlah informasi
untuk manajemen perusahaan mulai dari pengumpulan data hingga laporan
likuiditas dan ramalan operasional berupa berbagai jenis pengeluaran beban.
Factor-faktor lingkungan juga mempengaruhi penggunaan informasi yang dihasilkan
secara internal. Misalnya pengaruh budaya. Budaya yang tidak nyaman dengan
ketidakpastian dan ambiguitas cenderung untuk lebih siap menerima teknologi
informasi dibandingkan mereka yang tidak nyaman. Factor translasi juga
mempengaruhi penggunaan informasi yang dihasilkan. FAS No 52 mewajibkan
penggunaan metode translasi temporal ketika melakukan translasi akun-akun
perusahaan afiliasi luar negeri yang berada dalam lingkungan berafiliasi
tinggi. Meskipun demikian, ketentuan tersebut tidak memenuhi kebutuhan
informasi perusahaan yang beroperasi di Negara-negara dengan inflasi tinggi
karena cenderung menimbulkan distorsi realitas melalui:
- menilai
lebih atau menilai kurang pendapatan dan beban
- melaporkan
keuntungan atau kerugian translasi yang besar yang sulit untuk
diinterpretasikan
-
mendistorsi perbandingan kinerja antarwaktu.
Mengapa kita
perlu memperhatikan distorsi ini?
- Sistem
pelaporan tradisional memiliki pengaruh yang buruk terhadap perilaku tenaga
penjualan
-System pelaporan trandisional tidak memberikan motivasi bagi tenaga penjualan
untuk memfakturkan dan mengirimkan lebih dahulu di bulan itu
- System ini
memanipulasi hasil
Agar suatu
system pengendalian di perusahaan multinasional berfungsi dengan baik, maka
biasanya system yang digunakan banyak perusahaan multinasional untuk
mengendalikan operasi luar negerinya dalam banyak hal banyak hal sama dengan
yang digunakan secara domestic. Bagian-bagian system yang umumnya dikirim
keluar meliputi control keuangan dan anggaran serta kecenderungan untuk
menerapkan standar yang sama yang dikembangkan untuk mengevaluasi operasi
domestic.
Setelah tujuan strategis dan anggaran modal dibuat,
selanjutnya manajemen memfokuskan diri pada perencanaan jangka pendek.
Perencanaan jangka pendek mencakup pembuatan anggaran operasional atau rencana
laba apabila diperlukan dalam organisasi. Rencana laba ini merupakan dasar bagi
peramalan manajemen kas, keputusan operasi, dan skema kompensasi manajemen.
Rencana laporan laba rugi perusahaan afiliasi asing pertama-tama dikonversikan
menurut prinsip-prinsip akuntansi yang dianut di Negara asal induk perusahaan
dan ditranslasikan dari mata uang local ke dalam mata uang induk perusahaan.
Struktur
Sistem Pengendalian Manajemen
Struktur
sistem pengendalian manajemen merupakan komponen-komponen yang berkaitan dengan
lainnya yang secara bersama-sama membentuk sistem. Setiap komponen dalam
struktur memiliki fungsi tertentu untuk mencapai tujuan sistem. Struktur yang
sehat adalah struktur sistem yang setiap komponennya didesain sesuai dengan
tuntutan lingkungan bisnis yang akan diterapi sistem tersebut.
Dalam
membangun struktur organisasi dibangun berdasarkan fungsi yang dituntut dari
organisasi yang bersangkutan, jika organisasi dibangun untuk memasuki
lingkungan bisnis yang menuntut kecepatan pengambilan keputusan yang di
dalamnya costumer memegang kendali bisnis dan yang mempekerjakan knowlegde
workes, struktur organisasi yang pas dengan fungsi organisasi tersebut adalah
yang memiliki karakteristik, cepat respon, fleksibel dan inovatif.
Struktur
sistem pengendalian manajemen diperlukan oleh organisasi perusahaan karena
menuntut semua perusahaan yang memasukil lingkungan tersebut memiliki kekuatan
lebih untuk bersaing. Agar dapat dipilih oleh costumer, produk dan jasa
perusahaan harus memiliki keunggulan tidak akan bertahan lama, karena pesaing
akan mencari berbagai cara untuk menghasilkan value terbaik bagi costumer. Oleh
karena itu, untuk tetap bertahan dan bertumbuh di lingkungan bisnis yang
kompetitif, perusahaan dituntut untuk secara berkelanjutan menemukan kembali
keunggulan daya saing.
Untuk dapat
bertahan dan bertumbuh dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, organisasi
perusahaan tidak cukup hanya mampu menjadi pencipta kekayaan (wealth-creating
institution) namun, dituntut untuk memiliki kemampuan jauh lebih dari itu,
perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatgandaan kekayaan
(wealth-multiplying institution) untuk membangun kemampuan perusahaan sebagai
pelipat gandaan kekayaan, manajemen perlu memanfaatkan sistem manajemen yang
khusus didesain untuk tujuan pelipatgandaan kekayaan.
Sistem
pengendalian yang efektif adalah sistem yang diarahkan kepada dua penyebab,
diperlukannya pengendalian ketidakmampuan personel dalam mencapai tujuan
organisasi melalui perilaku yang diharapkan, ketidak mampuan personel di dalam
mencapai tujuan dapat dtingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan, serta
penyediaan teknologi memadai, ketidak mampuan personel dalam mencapai tujuan
organisasi melalui prilaku yang diharapkan dapat dikurangi atau dihilangkan
melalui :
1. Perumusan
Misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi secara jelas.
2. Pengkomunikasian
misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi kepada personel
perusahaan melalui personal behaviors para leaders organisasi dan operational
behavior.
Melalui proses internalisasi, misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar
organisasi dapat tertanam di dalam diri seluruh personel menjadi shared
mission, shared vision, shared beliefs dan shared values.Shared mission, shared
vision, shared belief dan shared values menjadikan karyawan berdaya untuk
mengendalikan perilakunya sesuai dengan yang diharapkan di dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
3. Sistem
pengendalian manajemen juga menyediakan berbagai sistem untuk melaksanakan
proses perencanaan dan implementasi rencana. Melalaui sistem pengendalian
manajemen, keseluruhan kegiatan utama untuk menjadikan perusahaan sebagai
institusi pencipta kekayaan dapat dilaksanakan secara terstruktur,
terkoordinasi, terjadwal dan terpadu sehingga menjanjikan tercapainya tujuan
perusahaan-perusahaan bertambahnya kekayaan dalam jumlah yang memadai
Proses Struktur
Sistem Pengendalian Manajemen Proses sistem pengendalian manajemen terdiri dari
enam tahap utama berikut ini :
1.Perumusan
Strategi
Tahap
perumusan strategi adalah tahap yang sangat menentukan kelangsungan hidup dan
pertumbuhan organisasi. Dalam tahap ini dilakukan pengamatan terhadap tren
perubahan lingkungan makro dan lingkungan industri. Berdasarkan hasil
pengamatan terhadap tren tersebut dilakukan perumusan, misi, visi, tujuan,
keyakinan dasar, dan nilai organisasi.
2.Perencanaan
Strategik
Setelah perusahaan
merumuskan tentang strategi yang dipilih untuk mewujudkan visi dan misi melalui
organisasi, strategi tersebut kemudian perlu diimplementasikan. Langkah pertama
adalah melaksanakan perencanaan strategik, dalam langkah ini strategi yang
telah dirumuskan diterjemahkan ke dalam neraca strategik yang komprehensif dan
koheren, yang terdiri dari tiga komponen : sasaran strategik, target, inisiatif
strategic
3.Penyusun
Program
Penyusunan
program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan
inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik.
Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanaan sistematik
langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke
depan beserta taksiran sumber daya yang diperlukan untuk program, suatu rencana
jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk
mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang
diperlukan.
4.Penyusunan
Anggaran
Penyusunan
program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan
inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik.
Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanan sistematik
langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan
beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk menjalankan langkah-langkah
tersebut. penyusunan program menghasilkan program, suatu rencana jangka panjang
yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran
strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk itu.
Penyusunan anggaran adalah proses penyusunan rencana jangka pendek (biasanya
untuk jangka waktu satu tahun) yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh
perusahaan dalam melaksanakan sebagian dari program dalam penyusunan anggaran
dijabarkan program tertentu ke dalam rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
dalam tahun anggaran, ditunjukkan manajer dan karyawan yang bertanggung jawab
dan dialokasikan sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
5.Implementasi
Setelah rencana menyeluruh selesai disusun, langkah berikutnya adalah
implementasi rencana. Dalam tahap implementasi rencana ini, manajemen dan
karyawan melaksanakan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam kegiatan
nyata. Oleh karena anggaran adalah bagian dari program, dan program merupakan
penjabaran sasaran strategik dipilih sebagai penjabaran strategi yang
dirumuskan, maka dalam implementasi rencana, manajemen dan karyawan harus
senantiasa menyadari keterkaitan erat diantara implementasi, anggaran, program,
inisiatif, sasaran strategik dan strategi. Kesadaran demikian akan
mempertahankan langkah-langkah rinci yang dilaksanakan dalam tahap implementasi
tetap dalam rerangka yang dipilih untuk mewujudkan visi organisasi.
6.Pemantauan
Implementasi rencana memerlukan pemantauan, hasil setiap langkah yang
direncanakan perlu diukur untuk memerlukan umpan balik bagi pemantauan
pelaksanaan anggaran, program, dan inisiatif strategik. Hasil implementasi
rencana juga digunakan untuk memberikan informasi bagi pelaksana tentang
seberapa jauh target telah berhasil dicapai, sasaran strategik telah berhasil
diwujudkan dan visi organisasi dapat dicapai.